Esta es la traducción del título de un libro sobre dirección de proyectos que se ha editado recientemente (I Think, therefore I plan. Don Kim) y que me llamó la atención. Buscando en Google encontré que hay un libro del año 2009 con este título, del prestigioso Dr. Francisco Javier Garrido, sobre estrategia empresarial.
No aspiro a alcanzar el nivel de esos libros, pero manteniendo la idea del título voy a centrarme en la planificación del tiempo para la ejecución de las tareas de nuestros proyectos y concretamente, en los planes de trabajos que realizamos habitualmente en cualquiera de los sectores de actividad.
¿Quién no ha tenido que hacer un diagrama de barras para representar las tareas que hay que ejecutar?, o ¿Quién no ha tenido que dar unas fechas de compromiso para realizar ciertos trabajos, que los más sofisticados llaman un cronograma?
Índice de contenidos
El Plan de Trabajos
Mi experiencia es que el plan de trabajos se considera un elemento formal que acompaña a otra documentación, que nadie mira, que nadie sigue, que casi nunca se cumple… y que por estas razones su elaboración no merece ninguna atención especial.
Luego resulta que uno de los mayores problemas en nuestro día a día es el incumplimiento de plazos, en ese momento es cuando, el cliente interno o externo mira el plan de trabajos que añadimos al informe, oferta, etc. y entonces surge el conflicto del incumplimiento de plazo.
Gracias a Dios nuestra gran capacidad negociadora nos permite obtener una ampliación de plazo y aquí no ha pasado nada, o casi nada.
7 Razones para elaborar un buen Plan de Trabajos
1. Me lo pide el cliente
Al presentar una oferta con un plan de trabajos desarrollado y justificado, se trasmite compromiso con la oferta presentada y que los plazos propuestos han sido analizados y estudiados. Hay garantía de que en condiciones normales los plazos se cumplirán.
Esta garantía puede ser una razón para resultar adjudicatarios frente a otras ofertas con menos garantía de ejecución.
Un buen plan de trabajos le permite al cliente hacer el seguimiento fácilmente y comprobar el avance del contrato, simplificando su trabajo de control.
2. Gestión del proyecto
Cada uno en su empresa tiene claro lo que tiene que hacer en el día a día y para cuando tiene que estar cada cosa. Ejecutando uno o dos encargos o proyectos simultáneamente esto funciona pero, cuando se incrementa la carga de trabajo, es necesario priorizar tareas, asignar recursos, etc. para ser eficientes. Disponer de un plan de trabajos permite tener una visión amplia y optimizar la ejecución de los trabajos.
3. Planificar las adquisiciones
Conocer las fechas en las que se deben suministrar trabajos externos facilita la contratación de los mismos, pudiendo ajustar los plazos, evitar acopios o retrasos (p.e. que no nos puedan atender porque tengan otros compromisos…).
4. Ejecutar los requisitos
En contrataciones, ayudas y subvenciones oficiales, siempre se exige un plan de trabajos en la documentación a presentar. El problema se plantea cuando no hay conexión entre quien elabora la oferta o solicitud y quien luego debe ponerla en marcha. A veces se recurre a un consultor externo para elaborar la documentación a presentar, que es quien elabora el plan de trabajos.
Es necesario que basado en los requisitos del Plan de trabajos presentado, se elabore el plan de trabajos de ejecución, con la participación de quien lo va a ejecutar.
5. Estimación de tesorería
Disponer de un buen plan de trabajos permite conocer el flujo de caja previsto de gastos y cobros y estimar el estado de tesorería, detectando las necesidades de financiación o las pautas para una correcta gestión.
6. Identificación de riesgos
Un buen plan de trabajos permite identificar claramente las tareas críticas que pueden afectar al plazo final, en el caso de que no se ejecuten en su plazo previsto.
Estos posibles desvíos son riesgos identificados a analizar, para los que se pueden diseñar respuestas adecuadas y establecer reservas de contingencia para el caso que se desencadenen.
7. Anti estrés
Es habitual a veces escuchar “tranquilo, que lo tengo todo en la cabeza” provocando precisamente lo contrario que se quiere trasmitir.
Quien recibe esta respuesta conoce la valía de quien lo ha dicho, pero no puede evitar pensar en qué ocurrirá si, en un momento dado, no está esa persona y hay que tomar una decisión sobre el proyecto. Esto no genera tranquilidad.
Menos aún tranquiliza a la persona que lo ha dicho; su cerebro-disco duro, debe almacenar y procesar toda la información del plan. Disponer de un plan de trabajos adecuado permite liberar capacidad de procesar, que se puede dedicar a otras tareas.
Con un plan de trabajos es más fácil la colaboración de los miembros del equipo y la posibilidad de delegar tareas, liberando a los responsables de trabajos rutinarios.
Contenido del plan de trabajos
Un diagrama de barras no es un plan de trabajos, es la representación gráfica del plan.
Hay muchas publicaciones sobre qué debe contener un plan de trabajos, estas son las más comunes:
- Un descripción de las tareas consideradas, para conocer en que consiste y que incluye cada tarea.
- Una descripción de las relaciones y restricciones entre las tareas.
- Hitos o fechas relevantes a cumplir
- Recursos a emplear y su asignación a las tareas
- Duración de cada tarea teniendo en cuenta el trabajo a realizar y los recursos asignados para ello.
- Representación gráfica mediante una diagrama de barras
- Identificación de las tareas críticas.
- Identificación de los recursos necesarios para la ejecución prevista.
- Importes de coste de las tareas, distribuidos en el tiempo de acuerdo con las fechas de ejecución.
- Otras en función del proyecto.
Herramientas para elaborar el plan de trabajos
Hay gran cantidad de programas informáticos para la elaboración de planes de trabajo. Los más conocidos son MS-Project de Microsoft y Primavera de Oracle.
Estas herramientas son muy potentes y pueden aportar mucha información si se alimentan adecuadamente, pero tienen un riesgo cuando no se emplean de forma adecuada, ya que pueden evidenciar de una manera rotunda la inconsistencia del plan, justo lo contrario que se busca.
Si alguna de las razones expuestas le anima a mejorar sus próximos planes de trabajo, ¡enhorabuena!, y si necesita apoyo o formación, seguro que un consultor especialista puede ayudarle, cuente con ANEC.
Imagen: Historia Universal
Autor:
Pedro Busto, Director de PbProjectia
Experto en Dirección de Proyectos.
