¿Quieres lanzar un nuevo proyecto en tu empresa? ¿te da vértigo empezar? ¿has tenido alguna mala experiencia previa? Si las respuestas a estas preguntas son afirmativas, es porque probablemente necesitas un consultor de dirección de Proyectos.
En este post quiero aclarar todas las dudas que puedes tener relacionadas con la gestión de un proyecto y la contratación de un profesional que te facilite la labor.
Índice de contenidos
¿Cómo es habitualmente la Gestión de un proyecto en una empresa?
Los proyectos por su propia naturaleza son únicos e inciertos.
Tras finalizar un proyecto no siempre se realiza un recopilatorio de cómo ha ido. Qué cosas han ido bien y que cosas son necesarias modificar en próximos proyectos. Es lo que se conoce como “lecciones aprendidas”.
Hay organizaciones que cuentan con departamentos dedicados a la gestión de los proyectos, conocidas como PMO, Oficina de Gestión de Proyectos.
Y lo normal, sobre todo en PYMES, es que los proyectos se afronten con los recursos disponibles, a quienes se asigna su ejecución. Esto lleva a los responsables a compartir su dedicación entre las operaciones diarias de la organización y la ejecución del proyecto.
Los responsables asignados son especialistas en su área operacional y no en la dirección de proyectos.
Ya se empieza a ver cómo puede ayudar un consultor en Dirección de Proyectos:
- Es un especialista que aportará su experiencia y “lecciones aprendidas”
- Las operaciones diarias no se ven afectadas por la ejecución del proyecto.
Pueden ser razones. Pero no suficientes, es necesario conocer algo más.
El Director de Proyectos
Un Director de Proyectos debe aportar formación y experiencia en la gestión de proyectos. Dominar prácticas, técnicas y herramientas que se van a emplear en la gestión del proyecto como por ejemplo:
- Definir claramente el alcance del proyecto, para que se ejecuten todos y únicamente los trabajos que lleven a conseguirlo. Es habitual en muchos proyectos que el promotor no quede conforme con el resultado del proyecto porque difiere del alcance que se fijó y, sin embargo, se le aporten otras cuestiones que no estaban en el alcance.
- Planificar el tiempo y su control a lo largo de la ejecución, para conseguir que el proyecto finalice en el plazo previsto.
- Elaborar el presupuesto y control para detectar posibles desviaciones y conseguir finalizar en el importe previsto.
- Identificar los posibles riesgos y su análisis. Los problemas en los proyectos son riesgos que se han desencadenado. La gestión de los riesgos permite tener diseñadas soluciones y minimizar los efectos de los problemas.
- Gestionar los recursos necesarios, tanto los internos, como la identificación de las necesidades de recursos externos y su adquisición.
- Realizar la correcta comunicación con todos los interesados en el proyecto, para que todos reciban la información necesaria para la ejecución de sus cometidos.
- Cerrar el proyecto una vez finalizado, una cuestión muy importante, a veces parece que con el último entregable ya está finalizado el proyecto y, sin embargo, quedan cuestiones importantes por cerrar todavía.
El consultor en Dirección de Proyectos
La participación del consultor en el proyecto puede tener distintos grados de implicación, en función de los objetivos del proyecto y de lo que se denomina la “madurez de la organización” en la gestión de proyectos.
- Puede colaborar aportando pautas, formatos y plantillas que guíen al equipo de proyecto, lo que redunda en una gestión eficiente del proyecto.
- Puede además aportar formación a los implicados en gestión del proyecto para conseguir un mejor desempeño y utilizarlo en futuros proyectos.
- Incorporarse al equipo de proyecto aportando lo anterior y colaborando con el Director del Proyecto asignado. Los proyectos se utilizan para desarrollar e implantar la estrategia de la organización, por lo que es normal que el Director de Proyecto sea un técnico cualificado de la organización centrado en lo nuclear del proyecto. El Consultor va colaborar a que su trabajo sea eficiente.
- El mayor grado de implicación sería el que asuma el papel de Director del Proyecto dirigiendo el equipo de proyecto. En este caso la organización da una gran responsabilidad al consultor que supone un alto nivel de confianza y conocimiento profundo de la organización, que estará basado, sin lugar a dudas, en colaboraciones anteriores y en una alta especialización técnica del consultor.
El consultor debe justificar su capacidad para la dirección de proyectos, basada en su formación, experiencia y certificaciones profesionales.
La certificación PMP® del Project Management Institute (PMI® ) es una de la más prestigiosas certificaciones profesionales en la Gestión de Proyectos.
La formación de PMP® está basada en las mejores prácticas sobre gestión de proyectos estudiadas y desarrolladas por el PMI®.
La Norma UNE-ISO 21500 Directrices para la dirección y gestión de proyectos es también un referente que una organización puede tener interés en implantar.
7 razones para contratar un consultor en Dirección de Proyectos
La ecuación es sencilla: si el valor aportado no supera el coste incurrido, no debería plantearse ninguna colaboración.
Y aunque los servicios de consultoría pueden tener aspectos intangibles difíciles de valorar, aquí van 7 razones que justifican la contratación de un consultor en Dirección de Proyectos:
- Completar el proyecto en los plazos fijados aporta una utilización eficiente de los recursos, evitando incrementos de coste, y evita posibles sanciones derivadas de entregas acordadas contractualmente.
- La correcta gestión del presupuesto permite tener controlado el coste del proyecto.
- La gestión de riesgos permite disponer medidas de contingencia a menor coste que cuando se afronta el problema sin previsión.
- La presencia de un consultor en el desarrollo de un proyecto demuestra el compromiso y la decisión de la dirección por llevarlo a cabo. Esta voluntad clara compromete a la organización en el éxito del proyecto.
- Un consultor externo aporta una perspectiva objetiva de cómo la gestión de proyectos ayuda a otras organizaciones. Y le permiten identificar tus necesidades y colaborar a optimizar procesos y herramientas existentes.
- Los proyectos tienen duración limitada, la colaboración de un consultor no supone el incremento de los costes fijos de estructura, sino que se limitan al tiempo del proyecto.
- Gestionar los proyectos bajo estándares reconocidos como la guía PMBoK® o la Norma UNE-ISO 21500 añade valor a la organización frente a sus clientes.
Existe gran cantidad de bibliografía sobre la causa de los fracasos de los proyectos, casi toda escrita por consultores de la gestión de proyectos, por lo que quizás puedan resultar parciales.
Pero si en tu experiencia o en futuros retos con proyectos, reconoces esas causas como posibles, la colaboración de un consultor en dirección de proyectos puede ayudarte a que tus proyectos sean exitosos.
Conclusión
Los principales beneficios que puede aportar a tu empresa un gestor de proyectos profesional son:
- Conseguir un buen resultado y obtener resultados que incluso pueden superar el alcance definido.
- Terminar el proyecto siempre en el plazo fijado.
- El coste total está por debajo de lo previsto.
- El empleo de los recursos es eficiente y todos los interesados en el proyecto están satisfechos.
- Y además las operaciones del día a día no se ven alteradas.
Si esto es lo que buscas, un consultor de gestión de proyectos es la persona adecuada para ayudarte en esta labor.
Pedro Busto, Director de PbProjectia
Experto en Dirección de Proyectos.
