Cómo elaborar el Plan de acción de un proyecto Interrg V-A . POCTEFA 2014-2020

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Interreg - Poctefa - cómo elaborar el plan de acción de un proyecto

Programa POCTEFA 2014-2020

POCTEFA 2014-2020 es el acrónimo del Programa INTERREG V-A España-Francia-Andorra. Se trata de un programa europeo de cooperación territorial creado para fomentar el desarrollo sostenible del territorio fronterizo entre los tres países.

Navarra, y las provincias limítrofes: La Rioja, Guipúzcoa, Huesca, Zaragoza, etc.  se encuentran dentro del área de cooperación siendo habitual que organismos y  empresas  de esta zona concurran  a las convocatorias de proyectos de este programa o participen en la ejecución de proyectos ya aprobados.

Entidades de Navarra participan en este programa Interrg V-A . POCTEFA 2014-2020 y recientemente en el portal de licitación han aparecido distintos anuncios para la ejecución de trabajos en distintos proyectos:

Gestión Ambiental de Navarra, S.A, ASISTENCIA PARA LA GESTIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO POCTEFA EFA 079/15 HABIOS
FUNDACION PUBLICA MIGUEL SERVET. Contratación de los trabajos de asistencia técnica para la coordinación general del proyecto REFBIO II del Programa POCTEFA (FMS 7/2016)
Ayuntamiento de Tudela: Redacción del Proyecto y Dirección de obras para la Ejecución del Sector 1 y 2 del Plan Director del Cerro de Santa Bárbara.

Guía promotor de proyectos

Entre la documentación disponible en el portal de Interreg POCTEFA, se encuentra la Guía del promotor de proyectos:

Esta guía contiene los datos fundamentales del Programa y proporciona información a los beneficiarios potenciales acerca de cómo se reparte el presupuesto asignado a cada proyecto. La información que contiene es fundamental para que la presentación de candidaturas al Programa se realice de forma adecuada

En la parte D Formularios y modelos, se recoge los distintos apartados que  debe incluir la propuesta y en su punto C.5 Plan de acción, se describen los formatos para presentar el citado plan.

El plan está divido en Acciones y cada Acción está integrada por Actividades que tienen como resultado un Entregable cada una.

Hay 3 Actividades comunes para todo proyecto que se proponen inicialmente:

  • 0. Preparación del proyecto
  • 1. Gestión del Proyecto
  • 2. Actividades de comunicación

Y posteriormente las Actividades propias del proyecto.

En la guía se recoge que información debe aportarse para las Actividades y cuales son opcionales y cuales obligatorias:

C.5 Esquema del plan de acción

Liste las acciones del proyecto, las principales realizaciones y los entregables. Incluya una breve descripción de cada una, los socios implicados y su presupuesto estimado. Nota: la acción de preparación es opcional. El proyecto tiene que contener obligatoriamente una acción de gestión y otra de comunicación.

Acciones, Actividades y Entregables

La propuesta de Acciones y Actividades con entregables, se corresponde directamente con la Estructura de Descomposición de Trabajos (EDT) ó (WBS Work Breakdown Structure), concepto utilizado en la gestión de proyectos, que consiste en subdividir los entregables del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar. Se tienen en cuenta los requisitos y el alcance del proyecto.

Se suele asociar en paquete de trabajo con el nivel de descomposición que da un entregable. También se emplea este nivel para fijar el nivel de control de costes.

Los paquetes de trabajo suelen tener un nivel mayor de descomposición que son las tareas necesarias para la ejecución del trabajo.

El Plan de acción solicitado en la guía llega al nivel de Entregable. En la fase de ejecución de proyecto conviene bajar a nivel de tareas para realizar una correcta programación del proyecto.

Calendario de trabajo: planificación indicativa del tiempo

La guía en el punto C.7 recoge el modelo de propuesta de la planificación indicativa del tiempo, mediante un diagrama de barras

calendario de trabajo

Este diagrama puede inducir a una elaboración incorrecta de la planificación del proyecto, dado que anima a fijar de antemano las fechas de ejecución de las actividades de una forma grosera en meses, en vez de ser la resultante de un proceso de planificación a partir de las actividades.

Elaboración del Plan de Acción de un proyecto

Tanto la guía Fundamentos para la dirección de proyectos PMBoK®,  del PMI®, como la Norma ISO-21500 para la Dirección y Gestión de Proyectos, inician la planificación del tiempo a partir del proceso Definición de actividades resultado de la EDT, Estructura de descomposición de trabajos.

Tras esto los procesos a seguir es Secuenciar las Actividades, fijando la relación de dependencia que hay entre las distintas actividades que fijan el orden de ejecución de estas. Cuando añadimos la duración de cada actividad se obtiene el cronograma del proyecto.

cronograma del proyecto

No siempre el cronograma resultante se ajusta al plazo establecido para el proyecto ni al uso óptimo de los recursos disponibles.

Por lo que es necesario una revisión para ver qué actividades es posible solapar su ejecución, empezando por las actividades que se encuentran en el camino crítico, pues son estas las que determinan la duración del proyecto.

También para la optimización de los recursos es necesario identificar las actividades que comparten recursos y las holguras que tienen para su ejecución de modo que puedan desplazarse su ejecución sin incrementar la necesidad de recursos y sin afectar a la duración total del proyecto. Consiguiendo así el plan de proyecto encajado en el plazo previsto.

plan de proyecto encajado - cómo elaborar el plan de acción de un proyecto

Asociando a cada actividad el coste estimado se obtiene la distribución  mensual de los importes de coste de cada una de ellas.

coste de las actividades

La herramienta informática utilizada para la elaboración del programa de trabajos es MS-PROJECT y la secuencia total de los pasos seguidos está en la siguiente Presentación de Slide Share.

CONCLUSIONES

La planificación del tiempo en un proyecto debe ser el resultado de tener en cuenta las relaciones entre las actividades del proyecto, las posibilidades de ejecutar varias tareas simultáneamente, y de la optimización de los recursos asignados.

Las actividades críticas de un programa de trabajos se obtienen por la resolución de una malla de precedencias, y nos van a indicar cuales son las actividades que en caso de retrasarse van a ocasionar el retraso de la fecha de finalización del  proyecto.

Valorando el coste de cada actividad es posible obtener los costes previstos para periodo que se determine.

Para poder aplicar esto correctamente conviene utilizar un programa de programación de proyectos como puede ser MS-PROJECT de Microsoft.

El utilizar un programa informático facilita posteriormente durante la ejecución el seguimiento del programa de trabajos, facilitando una actualización inmediata de los datos al variar las fechas reales de ejecución. Y permite identificar nuevas tareas críticas que pueden surgir por retrasos inesperados.

Ahora ya sabes cómo elaborar el plan de acción de un proyecto, pero también sabes dónde encontrarnos para hacernos tus consultas cuando te asalten las dudas.

Autor:

pedro busto pbprojectia anec director proyectos

Pedro Busto, Director de PbProjectia

Experto en Dirección de Proyectos.

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ANEC

Asociación Navarra de Empresas de Consultoría

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