Como conseguir implantar todos los Proyectos del Presupuesto 2018

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Seguro que en algún momento, en tu empresa has pensado que tienes demasiados proyectos. Quizá tienes presupuesto para todos ellos, pero la gestión de todos esos proyectos se te puede ir de las manos. Si en 2018 tienes la posibilidad de acometer diferentes acciones en tu empresa pero la gestión de todo te abruma, quizá este post te ayude a centrar qué necesitas tener en cuenta para conseguir implantar todos los proyectos del presupuesto 2018.

Quizá en tu empresa ocurra algo como esto…

En este último cuatrimestre del año se están cerrando los presupuestos del próximo ejercicio. Y el desarrollo de la Estrategia de la empresa ocupa un lugar determinante en la configuración de los mismos. Junto a las operaciones, que tienen unos costes y resultados bien controlados y basados en datos, están los Proyectos para la implantación de la Estrategia, que por su naturaleza son más inciertos.

Se hace un repaso de los Proyectos del ejercicio 2017, y si se han alcanzado los objetivos fijados, para los no finalizados todavía se les da continuidad en los presupuestos de 2018. A veces ocurre, que en este repaso, se ve que la implantación de la Estrategia se está retrasando, que los Proyectos previstos no finalizan con éxito. Y que se retrasa la puesta en marcha de otros Proyectos.

¿Qué hacemos en estos casos?

El incumplimiento de los Proyectos

Una de las principales causas de estos incumplimientos está en la falta de recursos asignados al Proyecto. Normalmente los responsables de los Proyectos son directivos inmersos en las operaciones de la organización, y estas, por su inmediatez, son prioritarias frente a los Proyectos, a los que se dedica una atención secundaria.

conseguir implantar todos los Proyectos del Presupuesto

Otras causas, son la falta de una formación suficiente de los responsables asignados para la ejecución de los proyectos. Son muy buenos conocedores de su área de responsabilidad, pero desconocen las buenas prácticas necesarias para ejecutar un Proyecto con éxito.

La insuficiente definición y recopilación de los requisitos del Proyecto, la falta de planificación, control y seguimiento, y la ausencia de la gestión de los riesgos, están entre las causas más habituales del fracaso de los proyectos, según estudios especializados.

Las consecuencias son: Retrasos en los plazos de ejecución, incrementos de los costes previstos y no consecución del alcance previsto, con una merma importante en el desarrollo de la Estrategia de la empresa y su repercusión en los resultados.

La gestión de la cartera de Proyectos

Los Proyectos deben estar alineados con la Estrategia de la empresa, no tiene sentido dedicar recursos a Proyectos no estratégicos, y sin embargo esto se da esto a menudo, porque no hay una correcta gestión de la cartera de Proyectos, y se afrontan aquellos proyectos para los que se disponen recursos, o son más fáciles de ejecutar, dándose el caso de que avanzan los proyectos menos importantes y quedan retrasados los proyectos estratégicos.

Es necesario que la Dirección realice una correcta gestión de la cartera de Proyectos,  que priorice la ejecución de estos en función de la estrategia y no en función de los recursos disponibles.

Los Proyectos de 2018

El primer paso para presupuestar los Proyectos del 2018 es evaluar cómo han ido y ver en que están fallando la implementación  de los proyectos del presupuesto 2017.

Si no están consiguiendo cerrar los Proyectos con éxito, y algunas de las causas están entre las que hemos señalado anteriormente, debe plantearse la importancia que para la estrategia de su organización tienen realmente estos Proyectos.

Y en consecuencia, asignar los recursos necesarios para la ejecución de sus Proyectos. Formar a sus responsables de Proyectos en las buenas prácticas de la Gestión de Proyectos, o plantearse incorporar un Director de Proyectos externo, que ayude y asesore en la ejecución de los Proyectos, descargando de carga de trabajo a los responsables de las operaciones, de modo que estos intervengan cuando son realmente imprescindibles, aportando valor de alto nivel, y no descuidando el día a día.

Presupueste los Proyectos de 2018 con la garantía de los ejecutaran con éxito.

gestion Proyectos del Presupuesto

La Dirección de Proyectos

Los Proyectos tiene la característica de crear un producto, servicio o resultado único. Y sin embargo su gestión tiene muchos elementos en común que son objeto de estudio y formación.

La Dirección  de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.(PMBoK®)

Por eso contar con un Director de Proyectos para la ejecución de sus proyectos estratégicos le va a ayudar a conseguir sus objetivos, porque está centrado en los aspectos que inciden directamente en la correcta ejecución del proyecto, y porque su experiencia le guía hacia donde debe dirigir sus esfuerzos.

Según el tamaño y organización su empresa puede disponer de una Oficina para la gestión de Proyectos (PMO), pero si no la tiene no debe dejar de gestionar adecuadamente sus proyectos, la incorporación de un Director de Proyectos externo, puede ayudarle y asesorarle a conseguir los objetivos estratégicos del Presupuesto 2018, con la ejecución exitosa de los Proyectos presupuestados.

 

Autor:

pedro busto pbprojectia anec director proyectos

Pedro Busto, Director de PbProjectia

Experto en Dirección de Proyectos.

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ANEC

Asociación Navarra de Empresas de Consultoría

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