Claves para Elaborar un Buen Plan Estratégico Paso a Paso

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Mediante la planificación estratégica se pretende ordenar sistemáticamente las ideas y actuaciones para mejorar la gestión de una organización o de un tema, aunar voluntades en esa mejora y marcar de manera consensuada unas metas a alcanzar en un espacio temporal.

Cómo hacer fácilmente un buen plan estratégico

Hacer un buen plan estratégico no es difícil si seguimos una serie de pautas y de pasos: Pasar del diagnóstico certero de la situación a la priorización de retos a alcanzar y actuaciones a realizar para ello es un proceso de trabajo que, además de interesante, puede resultar sencillo y constructivo.

La metodología de elaboración de un plan estratégico

La metodología más adecuada para la elaboración de un plan estratégico que pretenda señalar pautas de actuación y orientación en un escenario de futuro implica desarrollar un proceso que conlleve sistemáticas exhaustivas de análisis, evaluación y diagnóstico de la situación para, de forma racional, definir actuaciones que permitan superar y mejorar la actual situación, dando respuesta adecuada a los retos identificados.

Cualquier intervención pública o privada requiere de una estrategia, lo cual conlleva establecer objetivos a alcanzar, así como los métodos a utilizar, priorizar las acciones y alternativas, recursos y responsabilidades para lograr el resultado esperado. La toma de decisiones que todo ello implica tendrá impacto en el medio/largo plazo.

La manera en que se puede plasmar una estrategia es a través de un plan estratégico, instrumento que, de una forma ordenada, coherente y sistematizada, permite a quien lo realiza (la organización), analizar y reflexionar sobre la realidad actual (quién es la organización y dónde está), lo que se pretende hacer y a dónde desea llegar (objetivos), cómo hacerlo (estrategia), a través de qué actuaciones (líneas de acción), con qué medios se cuenta (recursos económicos, humanos y materiales) para ejecutar lo planificado (plan anual, presupuesto, calendario,…) y cómo saber si se ha llegado al objetivo (evaluación).

Metodología de elaboración de un plan estratégico

Como es lógico, la decisión de llevar a cabo una nueva planificación requiere de la evidencia de un reto, de una problemática o de la necesidad de un reajuste. Esta evidencia debe quedar plasmada realizando los estudios y análisis más adecuados: han de ser identificados y dimensionados, de forma objetiva, clara y relevante, los problemas e ineficiencias existentes. A partir de ahí se deben identificar los retos o propósitos más importantes a alcanzar o resolver y cuáles son las alternativas de solución más apropiadas, una vez jerarquizadas todas las posibles y seleccionadas finalmente las que se consideran más oportunas y viables.

Esto a su vez, conlleva el establecer metas y objetivos a alcanzar con dichas soluciones, formular las actuaciones posibles que permitirán alcanzar dichos objetivos, comparar, valorar y priorizar las diferentes actuaciones a desarrollar.

Finalmente implica también fijar la sistemática de seguimiento, medición y evaluación del plan, para lo cual se deberán construir la correspondiente batería de indicadores de realización y de resultados.

Para que el plan cumpla con su misión de hacer interiorizar y consensuar líneas de actuación, es conveniente que el diseño de estas actuaciones se realice de manera participada contando con los agentes clave implicados, en primer lugar, y luego con la población afectada en general. Eso conllevará conformar mesas de trabajo/discusión que se deberán reunir de manera periódica y/o realizar encuestas o entrevistas de manera individual.

En todo caso, es aconsejable que el plan recoja los siguientes elementos:

5 Puntos Clave que debe contener un plan estratégico

Punto #1:- Bases de elaboración del plan estratégico

Teniendo en cuenta todo lo anterior, las bases de partida sobre las que se asienta la elaboración de un plan estratégico deben posibilitar que la estrategia oriente las decisiones para lograr la meta propuesta, asignando los recursos y estableciendo las principales acciones para su logro, teniendo en cuenta que necesariamente esta estrategia debe tener un carácter dinámico y participativo por la variabilidad y especialización del entorno y, a su vez, que la estrategia también trata de conformar y modelar un entorno a favor del propósito del plan.

Normalmente estas bases harán referencias a macroestrategias o planteamientos anteriores y ya consolidados, que exceden de los límites del plan concreto. Relacionarán este plan con otras estrategias de mayor nivel organizativo, cultural o político. (P. ej.: Asegurar la recualificación y capacitación profesional; Incrementar la competitividad de las empresas; Garantizar la sostenibilidad económica de la región). Se corresponderán con la Misión de la organización/sistema y con la Visión o voluntad de futuro de la misma.

Estas bases, a su vez, estarán soportadas en diferentes principios inspiradores ampliamente asumidos en nuestra sociedad (P. ej.: Responsabilidad pública; Compromiso social; Participación).

Punto #2:- Diagnóstico previo de situación

Es importante un análisis DAFO en el diagnóstico previo de la situación

Consiste en dejar constancia, a través de una descripción exhaustiva, objetiva, clara, oportuna, relevante y suficiente, de la realidad en la que se ha venido desenvolviendo en los últimos años la temática sobre la que se quiere intervenir.

Esta descripción debe permitir identificar y dimensionar las necesidades y problemas (retos) más importantes con los que se enfrenta esta temática, así como establecer pautas para la formulación de alternativas válidas a los retos planteados.

A partir de esta metodología de trabajo, se deberán desplegar en diferentes fases de creatividad y de reflexión las herramientas más adecuadas para lograr el máximo consenso en la aportación de ideas y en la identificación de soluciones.

El resultado de todo ello permitirá identificar y clasificar las impresiones y conclusiones obtenidas, y definir en consecuencia, de manera esquemática y sistematizada, un diagnóstico sobre la situación de la temática concreta sobre la que se quiere actuar.

Para realizar el más adecuado diagnóstico de situación, nuestro modelo de trabajo se basa en poner en marcha una triple metodología de trabajo:

  • Por un lado, implica analizar los antecedentes normativos y programáticos, tanto de la organización/temática concreta, como del entorno social, geográfico e institucional. Implica también consultar numerosos estudios sobre la materia, revisar otros planes estratégicos, realizar un buen número de análisis y estudios específicos, tener encuentros con los responsables de otras organizaciones similares, identificar y estudiar buenas prácticas en la temática,
  • Por otro lado, conlleva realizar también una triple consulta cualitativa, en la que se tenga en cuenta la opinión de los principales agentes del sistema:
  1. Para ello será precio conformar, en primer lugar, varias mesas de trabajo que se deberán reunir en varias ocasiones para trabajar de forma sistemática.
  2. En segundo lugar, también es conveniente mantener sesiones de trabajo con usuarios, clientes e interesados ajenos a la organización.
  3. Para terminar, en tercer lugar, es conveniente mantener entrevistas en profundidad con numerosos expertos de la temática.

Las principales conclusiones de este diagnóstico, enunciadas de forma abreviada, es conveniente presentarlas en formato DAFO, que permite resumirlas en forma de enunciados, frases o afirmaciones breves y priorizarlas. Este diagnóstico determina los factores estratégicos críticos para, una vez identificados, usarlos como palancas para apoyar los cambios, consolidando las fortalezas internas, minimizando las debilidades del sistema, aprovechando las ventajas generadas por las oportunidades externas, y eliminando o reduciendo las amenazas del entorno que puedan reducir la efectividad de las iniciativas de mejora.

  • Por último, para lograr el máximo consenso y garantizar la adecuada aplicación del plan, entendemos que es precisa la incorporación en el diseño de la estrategia a las personas afectadas del mismo, facilitando que participen en la priorización de necesidades y soluciones, invitándolas a dar su opinión al respecto.

Punto #3:- Ejes estratégicos

Como hemos señalado, de manera habitual un plan estratégico recoge la definición de una visión deseada (lo que se desearía ser), así como la manera de llegar hasta el objetivo prefijado, lo que incluye los diferentes pasos a seguir en ese camino. Por ello es preciso conocer hacia dónde se desea ir y cómo ir hacia ese lugar, el objetivo, en definitiva.

A la hora de abordar la planificación estratégica, habitualmente el enfoque de todo el análisis, de la reflexión, de la definición de objetivos, de las actuaciones y de los recursos necesarios nos ha de servir para organizar la participación necesaria, tanto para realizar adecuadamente la fase de diagnóstico, como para facilitar y potenciar la participación de un conjunto heterogéneo de agentes en la fase de definición de líneas de actuación.

Sin embargo, a la hora de organizar y sistematizar las aportaciones que finalmente van a ser incluidas en el plan, es conveniente definir una serie de Ejes estratégicos. Entendemos por Ejes estratégicos, las líneas o rutas básicas de desarrollo del Plan que profundizan en su razón de ser para alcanzar el propósito fundamental del mismo y ordenan su desarrollo en grandes líneas de actuación. Estos Ejes deben proporcionar orden y claridad al plan estratégico.

Los ejes estratégicos son las rutas básicas de desarrollo del Plan

Dentro del plan, los Ejes estratégicos son conjuntos de programas de actuación que llevan consigo compromisos y recursos para poner en práctica durante los años de implementación del plan. Son patrones de objetivos, los cuales se han concebido e iniciado de tal manera, con el propósito de darle al plan una dirección unificada. Identifican los retos o resultados más globales a largo plazo.

Dentro de un Eje estratégico encontraremos un conjunto de Objetivos, los principales programas de acción escogidos para alcanzar estos fines y objetivos, y los sistemas más importantes de asignación de recursos. Estos Objetivos serán coherentes entre sí, de tal manera que la consecución de los objetivos de un nivel Eje implica o puede implicar con bastante probabilidad el logro de ese Eje estratégico y del fin último del plan.

La experiencia nos aconseja que los Ejes sean pocos (entre 3 y 5) y que centren perfectamente los temas fundamentales. Tendrán siempre carácter de concepto general que guiará la estrategia.

La identificación de Ejes y Objetivos tendrán en cuenta los antecedentes y el diagnóstico de situación realizado anteriormente.

Punto #4:- Definición de objetivos y acciones

En esa fase de la planificación estratégica se recogerán, para cada Eje estratégico definido, los objetivos a alcanzar y las actuaciones a desarrollar para conseguirlos.

Tampoco conviene que sean numerosos: 4 ó 5 Objetivos por cada Eje serán suficientes.

La determinación de los objetivos constituye la etapa clave de todo el proceso de planificación estratégica. Los objetivos hacen referencia a los fines a medio plazo hacia los que se dirigirá la temática a trabajar en Navarra en el futuro, los cuales se llevarán a cabo a corto plazo mediante las correspondientes medidas o actuaciones, que ayudan a concretar y entender los Ejes estratégicos. Es habitual enunciarlos en infinitivo y señalar las metas a alcanzar: Lograr un incremento del 10 % en ….

Para conseguir alcanzar cada Objetivo se hará preciso identificar otras 4-5 actuaciones que sean prioritarias ejecutar, con una descripción básica de las mismas, de sus responsables de ejecución, de su cronograma de realización y de su coste de implementación. Es habitual enunciarlas en modo verbal indicativo: P. ej.: Realización anual de una jornada de…

Definición de objetivos y acciones del Plan estratégico

Punto #5:- Identificación de indicadores de evaluación

Para facilitar su realización, su seguimiento y su evaluación, objetivos y acciones deberán ser claros, viables y de carácter realista. Estarán cuantificados, serán medibles, estarán correctamente temporizados y existirá una coherencia interna en la relación existente entre los problemas detectados más importantes y los objetivos planteados para solucionarlos.

Por último, para cada Objetivo planteado se identifican los 2-3 indicadores que describirán el éxito de los resultados conseguidos, tanto en cantidad como en calidad. Por ejemplo: Porcentaje de incremento en el número de…  El plan deberá señalar también cómo, quién y cuándo se miden estos indicadores.

EL PLAN DE FORMACIÓN PROFESIONAL DE NAVARRA: un ejemplo de un plan estratégico sistemático, participativo y sostenible en el tiempo

La Formación Profesional es un elemento clave para afrontar los retos que plantean las nuevas estrategias de productividad y especialización. Los nuevos escenarios de desarrollo social, competitividad empresarial, productividad y especialización hacen conveniente definir nuevas prioridades en cuanto a la oferta formativa y sus modalidades, los niveles de formación, el modelo de centro de formación profesional y la renovación de su misión, la relación con las empresas, y otra serie de retos sobre su administración y gobernanza. etc.

Por otro lado, el sistema de formación profesional debe afrontar una importante responsabilidad en lo que concierne al componente socioeducativo de la formación y a la necesidad de contribuir decisivamente a la cohesión social y territorial.

Con estos condicionantes el Gobierno de Navarra, guiado por el Departamento de Educación, ha realizado un proceso de elaboración inicial del Plan estratégico de Formación Profesional en el que se ha querido dar respuesta en a la problemática que plantea todo lo anterior. Actualmente el Plan se encuentra en fase de participación pública para que la ciudadanía en general pueda realizar sus aportaciones a esta propuesta inicial a fin de mejorarla.

ARETÉ ACTIVA ha sido la consultora de estrategia organizativa que ha dado asistencia técnica a la elaboración del Plan.

Areté Activa es la consultora encargada de elaborar el Plan Estratégico para el Plan de Formación Profesional de Navarra

Esta asistencia ha consistido en proponer y gestionar el modelo de participación, redacción y consenso del plan, dinamizar los procesos participativos, buscar y analizar antecedentes y buenas prácticas, elaborar propuestas de contenidos y de documentos del mismo plan, y señalar formatos de presentación y difusión de los documentos resultantes.

La metodología seguida en la elaboración de este Plan es la que se ha descrito en los apartados anteriores.

Este Plan propugna que la formación profesional debe generar mejores posibilidades para hacer más fácil el acceso o la permanencia de cada persona en el mundo laboral. Además, deber permitir dotar a esta misma persona de un mayor valor para garantizar su estabilidad laboral y, probablemente, su progresión en el ámbito empresarial. A su vez, no cabe duda que la mejora de las capacidades y competencias de las personas trabajadoras, conllevará la mejora de la competitividad de las empresas donde presten servicios, y, por ende, del conjunto de la economía de Navarra. Finalmente, todo ello redundará, sin duda, en la mejora de la cohesión social de nuestra región.

Existe consenso en la agenda política navarra al respecto: así es constatable que la necesidad de apostar por una formación profesional potente, innovadora, de calidad, ligada al mundo empresarial, socialmente cohesionadora y vertebradora, se muestra como una necesidad comúnmente sentida por las diferentes sensibilidades políticas en Navarra.

Este Plan ha sido concebido e impulsado, de manera conjunta y coordinada, desde diferentes Departamentos del Gobierno de Navarra. Además, el diseño del documento se ha realizado de manera participada contando con la opinión de más de 300 actores directamente implicados, principalmente representantes de centros públicos, empresas y centros de formación. Se ha pretendido con ello garantizar la más adecuada confección del plan y el mayor consenso en su contenido, a fin de posibilitar su viabilidad y perdurabilidad.

Por último, para su correcta ejecución y gobernanza, este Plan parte de la premisa que su éxito depende de la implicación y coordinación de todos estos agentes, previendo las herramientas y los mecanismos más adecuados para ello.

Después de hacer un análisis exhaustivo de la situación, antecedentes y contexto, el Plan se ha construido partiendo de cinco Bases inspiradoras, y se desarrolla en 3 Ejes estratégicos, 16 Objetivos y 60 actuaciones a desarrollar. Todo ello se puede consultar (y formular aportaciones de mejora) en este enlace.

Imagen: Integrity Consulting

Autor: Luis Ciriza Ariztegui.

Socio Director en ARETé-activa

www.arete-activa.com

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ANEC

Asociación Navarra de Empresas de Consultoría

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